Facturatie
Met ingang van 1 januari 2026 kunnen leveranciers van de Universiteit Utrecht hun facturen alleen nog elektronisch (e-facturatie) aanleveren. E-facturatie zorgt voor een efficiënte werkwijze, ook voor u als leverancier.
De UU is aangesloten bij het Peppol Access Point. Via dit netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats (bijv. de XML-factuur). Zo kunnen de e-facturen veilig verstuurd worden.
Wat is een e-factuur?
Onder e-facturatie verstaan we het uitwisselen van XML facturen via bijvoorbeeld een open exchange netwerk zoals Peppol. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem daardoor elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.
Waarom e-factureren?
- Gemakkelijker: de verwerking verloopt geautomatiseerd
- Sneller: de handmatige invoer blijft achterwege
- Nauwkeuriger: geen fouten door digitale verwerking
- Veiliger: elke e-factuur wordt gecontroleerd op IBAN-, btw- en Kamer van Koophandel (KvK)-nummer. Zo worden dubbele facturen en spookfacturen effectief onderschept.
Methodes voor aanlevering e-factuur (inclusief bijlagen)
Vanuit uw eigen ERP software
Stuur facturen via Peppol via uw eigen boekhoudpakket. Ga hiervoor naar de .
Peppol
Via het beveiligde Europese netwerk kunt u e-factureren met alle andere organisaties die zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. Indien u bent aangesloten op Peppol kunt u de Universiteit Utrecht traceren via de op basis van ons KvK-nummer (30275924) of Participant ID 0106:30275924.
Factuurportaal eConnect
Bij eConnect kunt u een gratis account aanmaken om eenvoudig een elektronische factuur te genereren en te verzenden via Peppol. Voor meer informatie over een account zie de , mocht je hier vragen of ondersteuning voor nodig hebben neem dan contact op met infocrediteuren@uu.nl.
Factuurvereisten
| Uw volledige naam en die van de Universiteit Utrecht | U vermeldt uw juridische naam, dit is de naam zoals deze staat vermeld in de statuten. |
|---|---|
| Uw volledige adres en dat van de Universiteit Utrecht | U vermeldt het adres waar uw onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen uw postbusnummer is niet voldoende. |
| Uw btw-nummer | Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert. |
| Uw KvK-nummer | Het nummer waarbij u registreert staat bij de Kamer van Koophandel. |
| Factuurdatum | De datum waarop de factuur is uitgereikt. |
| Factuurnummer | Een uniek volgnummer. |
| Omschrijving | Een omschrijving van de goederen of diensten die u geleverd heeft. |
| Aantallen | Het aantal geleverde goederen of diensten. |
| Datum levering | De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling. |
| Bedrag | Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw. |
| Btw-tarief | Het btw-tarief dat u in rekening brengt. |
| Btw-bedrag | Het btw-bedrag dat u in rekening brengt. |
| Totaalbedrag | Het totaalbedrag inclusief btw. |
| VAT reverse charged | De wettelijk verplichte vermelding indien de btw naar de Universiteit Utrecht verlegd wordt door buitenlandse leveranciers. |
| Bankrekeningnummer (SEPA) | Het IBAN-nummer (alleen bij betalingen binnen Europa), tenaamstelling van het rekeningnummer en de BIC/SWIFT- code. |
| Referentie Universiteit Utrecht | Referentie (10-cijferig SAP bestelnummer of WBS-element) en naam contactpersoon. |
Niet gevonden wat u zocht? Op zoek naar inzicht in de betaling van facturen? Hiervoor kunt u terecht bij Chatbot Max, u vindt hem rechtsonder op deze pagina.