ľ�ϸ���Ӱ��

Dankzij een verbeterde zoekmachine kunnen raadsleden en beleidsmedewerkers van de Gemeente Utrecht sneller de informatie vinden die ze nodig hebben. Het zoek-algoritme werd ontworpen door informaticus Thomas Schoegje, die 3 december promoveerde op zijn onderzoek binnen het AI Lab voor Publieke Diensten.

Bij de Gemeente Utrecht werken raadsleden en beleidsmedewerkers aan verschillende taken en met verschillende data. Dat betekent dat hun informatiebehoefte ook anders is als ze zich bijvoorbeeld willen voorbereiden op commissie- of raadsvergaderingen. “Als medewerkers van de Gemeente Utrecht op zoek zijn naar informatie over een bepaald besluit van de gemeente, kunnen ze dat via een zoekfunctie op de gemeentelijke website als het ware googelen”, aldus Thomas Schoegje. “Dan krijgen ze soms zoveel resultaten terug dat het veel moeite kost om te kijken of het relevante documenten zijn voor hun zoekvraag.”

Binnen het AI Lab voor Publieke Diensten kon Schoegje als duaal promovendus aan de slag bij de gemeente. Dat betekent dat hij zowel bij de gemeente als bij de universiteit werkte, en zo gericht en relevant onderzoek kon doen. In die rol ontwikkelde hij zoeksysteem , die voor alle medewerkers precies de juiste informatie kan vinden.

AI trainen met domeinkennis

Om dat voor elkaar te krijgen, ‘trainde’ Schoegje zijn zoekmachine met de kennis van de mensen die de documenten hebben geschreven. “Ik heb de domeinkennis als het ware gemodelleerd en een AI-systeem gemaakt dat in staat is om te zeggen: deze documenten zijn belangrijk voor jou als raadslid, of als beleidsmedewerker. Omdat het systeem beter laat zien wat de context van de informatie is en hoe de documenten met elkaar in verband staan, is het veel duidelijker dan bijvoorbeeld een systeem dat op basis van trefwoorden werkt. Zo’n standaardoplossing geeft veel meer semi-relevante documenten.”

Daarnaast ontwikkelde Schoegje een historische tijdlijn door AI te gebruiken om documenten te analyseren, groeperen en hun relevantie te beoordelen. Met de tijdlijn kunnen de gebruikers zien hoe het besluit zich in de tijd heeft ontwikkeld. “Als je op een zoekresultaat klikt, kun je zien waar het document in het besluitvormingsproces zit. Zo krijg je inzicht in de verschillende stappen die een besluit heeft doorgemaakt en dat levert meer diepgaande kennis en achtergrondinformatie op.”

Onderzoeksresultaten in de praktijk

Inmiddels wordt zijn zoekmachine volop gebruikt door raadsleden, weet Schoegje. “Ik heb gehoord dat ze het oude systeem veel minder gebruiken en grotendeels zijn overgestapt naar de nieuwe zoekmachine. Dat is een goed teken, want het betekent dat mijn systeem beter aansluit bij hun behoeften. Dat vind ik wel het meest waardevolle aan dit traject, dat je onderzoeksresultaten in de praktijk toegepast worden.”

Overigens kunnen niet alleen medewerkers van de Gemeente Utrecht de zoekmachine gebruiken, aldus Schoegje. “Inwoners van Utrecht kunnen de zoekmachine ook gebruiken en een verzameling aanmaken van relevante stukken in een tijdlijn. Ze zien dan uiteraard alleen de openbare documenten.”

Na zijn promotie is Schoegje bij de Gemeente Utrecht blijven werken en blijft hij sleutelen aan zijn zoekmachine. “Hij wordt nu doorontwikkeld onder de naam Raadzaam en door steeds meer gemeentes gebruikt.  Binnenkort gaat er weer een grote gemeente mee werken. Het lijkt me interessant om in de toekomst de zoekmachine uit te breiden met generatieve AI, zodat je bijvoorbeeld een chatbot krijgt die meer gerichte antwoord geeft op bepaalde vragen.”